如何规避采购风险

2018-11-21 12:01:35

采购工作流程分为 请购程序、定价程序、采购程序、收货程序。

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请购程序

请购程序的分类

整个采购部的工作是从请购开始的,请购一般分为两类,一是总仓库需储备各个部门使用的物品,凡仓库储备的物品均由仓库领班提出补货申请;二是仓库储备以外的物资由各使用部门直接填写请购单,提出补货申请。

酒店财务设有总仓,为什么还允许各个部门提出补货申请?

酒店餐饮的很多东西都没有可贮存性。如果全部放在总仓里面,仓库维护成本会很高,而且酒店厨房一般情况下也必须有现货贮存,领取的原材料也要经过粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以厨房每天的原材料是由厨师长前一天填写请购单,由指定的供货商发送新鲜的材料到酒店,经由仓库的验收小组、厨房指定厨师对其进行数量、质量的验收。

除此之外,还有另一种采购叫做 紧急采购 。有些物品不经常用到或者用到的数量少,仓库没有贮存。当需要使用的时候由使用部门直接填写请购单申请,通过财务验收,然后领取。

总仓在申请之前须认真核查库存量及消耗量,同时结合月度采购计划填制请购单,然后由对口使用或管理部门确认补货品种和存量,由成本主管核准。

仓库储备以外的物资由各使用部门提出采购申请。 申请时须送仓库确认是否有该项储备,或查询仓库多余物资中是否有代用品。

各种鲜活食品如海鲜、肉类、蔬菜、水果、乳制品等,根据各厨房明日经营所需,由各厨房于每天下午三点前填写每日购货表,由行政总厨审批后交采购部执行。

请购单的填写时间

零星采购申请须提前10天填妥请购单,整个流程,从总经理的审批,通知供应商或者采购部直接到市场采购,这个过程尽量一个星期内完成。 总仓定制物品(物料)须提前30天申购,且必须注明需到货日期。这样可以便于安排供货商的生产及送货周期。 酒水饮品要求供货商每一个星期送1到2次货物,有效保证仓库周转率的完成。

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定价程序

库存物料品的定价

对于库存物品的采购,酒店一般都有固定的供货商,那么如何确定供货商呢?

首先采购员须提供三家以上供货商报价,经权衡物品价格、质量、送货日期等,由采购经理报财务总监审定,财务总监审定后确认供货商,报总经理备案。

对于采购员所提供的供货商,使用部门、财务部要对其所提供的产品进行背景调查,对产品的价格、品种、信誉,尤其是同行对供货商物品的使用回馈信息等做相应的评判,可以要求供货商说出他们的产品对哪些酒店提供服务,可以和同行的使用人员进行交流,清楚供货商的具体情况。最后使用部门、采购部门和财务部门共同抉择选用哪家供货商的产品。

餐饮原材料的定价

厨房原材料因为季节因素价格波动非常大,成本控制相应的也有些难度。

供货商直送厨房的海鲜、水产、家畜、肉类、水果、粮油制品等,实行15天报价审批制度,报价时间每15天一次,执行期每月26-10日、11-25日;报批时间每月10日、25日。

采购部于报批时间前分类填好供货价格审核表,包括供货商报价、采购部核准价及供货商联系资料,交行政总厨确认签字、交成本主管审核; 成本主管根据历史数据、市场调查,审核价格或做出价格调整,交财务总监批准后执行。批准后的审核表应发行政总厨、成本、收货、供货商、采购各一份。收货部凭此检查进货价格。

厨师长应掌握市场价格变化信息,经常与采购部保持联系,对降幅较大的菜类应大力推销,以最低的成本提供每周特价菜肴。

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采购程序

所有有效的请购单到达采购部后,采购部按请购单上报先后顺序,分轻重缓急安排采购计划。

采购物品到货周期

每日直送类菜食须请供货商于当日上午9:30之前到货,员工食堂菜食9:00前到货。为避免员工食堂跟营业中心的厨房之间验货冲突,员工食堂尽量8:00前验货,然后是营业中心厨房的验货。

注意: 员工食堂跟营业中心厨房的原材料是同一家供货商送货,要避免验货中间发生错误。根据员工食堂和营业厨房的原材料验收标准,请供货商分类放置原材料,然后按照顺序依次验收员工食堂、营业厨房的原材料。

●仓库补货

10天内到货,10天内到货是指在预留30天货物周转量的前提下。

●其它市内零星或市场采购

一周内到货,原则上三天到货。

●本市以外市场采购

20天内到货。

●需定制或国外采购

按供货商的最短周期计算。

● 紧急采购

采购部须尽最大能力满足要求,保证供应。

请购单的注意事项

请购单一式四联,落实采购计划后,采购部须将请购单分送收货部,以便做好验货准备。

酒店需要相关部门一起做好验货工作,对于厨房直送原材料,各厨房厨师长(或指定负责人)包括员工食堂负责人,必须每天到收货部验收质量;对于工程材料,工程部参与验收质量,财务部则负责验收数量、价格。

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收货程序

请购单作为收货凭证

验收员必须根据已获批准的请购单、合同清单复印件等,由采购部根据不同到货时间,交收货部作收货凭证,无任何收货凭证的货物,验收员有权拒收。

如果没有经过验收房的验收,酒店的供货商却直接将物品送到使用部门,那么供货商将没有收货凭证作为收款依据,财务也不认可供货商将货物直接送到使用部门。

被验物品的审核

被验物品的品种、规格、质量、数量必须与随货凭证、被批准的请购单相符,包装的食品原料应注明厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等;进货物品如有合同或小样,应根据合同标准和封存小样进行验收;送货数量上下浮动不得超过10%。

收货时间

入库物品由仓管员在收货单上签收并将货品入库储存;部门急需物品到货,仓保员须马上通知使用部门。

厨房直送原材料或其他部门直送物品到货,直接通知相关部门领货。每天上午的直送物品,收货部须于每天下午3:00前完成收货记录;下午的直送物品,须于下班前完成收货记录。

行政总厨或部门负责人须及时在收货记录上签收。收货部须于第二天上午将收货记录送成本办;成本办凭各部门负责人或指定收货人的签名收货记录,作为部门成本费用入帐原始凭证。

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采购管理中同时也需要注意以下节点,避免犯错:

采购物资的变动

酒店购入物品,一旦确定了颜色、款式、用料、价格等,原则上不得更改,如有变动,应报总经理批准。

供应商的更换

确定每天鲜活类供货商必须慎重,应经过一段时期考察,其供货的质量、价格、时间都符合酒店营业要求情况下,签署供货协议。对不能保质、保量、按时供货的,使用部门可以提出更换供货商的要求。采购部提供可选择的供货商,由财务总监审核资质报总经理批准。

采购跟踪

物品采购任务落实后,采购部必须跟踪检查到货情况,接受收货部、仓保及各使用部门的信息回馈。

建立供应商档案

建立供货商档案,详细记录供货商地址、电话、供货内容及信誉情况,为酒店积累对外联系数据。

供货合同

签订供货合同或协议,均须经总经理批准。所有合同或协议须交财务部一份,由会计主管存档。酒店其它付款合同,也是如此。

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聊完采购流程,接下来就是聊风险了,酒店采购人在采购过程中总会遇到一定的风险,于是, “如何规避采购风险” 便成为采购人需要时时面对的一个问题。采购风险对酒店的影响程度会因供应商和采购者的特征的不同而有所不同,采购者与供应商之间的互动必定会影响到彼此长期的合作关系。

其中,供 应商的特征包括市场结构特征以及商品同质性和稳定性,市场中各种酒店用品所占的比重,影响了其价格以及买卖方市场。 酒店在采购之前,必须要有事先的规划,而且对供应商必须要有一定程度上的了解,以免造成不必要的风险。

与此同时,为了提升企业的采购管理能力并降低采购过程中的风险,有学者也提出了五项主要的采购策略: 供应的保证、供应的维持、成本的减少、环境的变迁及竞争的优势。

采购风险的分类

与产品需求相关的风险,比如产品的季节性,挥发性等;

与产品供应相关的风险,例如产能限制,供应中断等。

若是从供应商和供应商市场的角度出发,根据采购风险所具有的三个特性进行了划分,则可以将采购风险分为 项目风险、市场风险和供应商风险。而中国学者一般将采购风险分为两种类型: 内因型和外因型。 其中,内因型风险包括 计划风险、合同风险、验收风险、存货风险、责任风险、预付款风险 等6种类型;外因型包括 合同欺诈风险、价格风险、延迟交货风险、质量风险、意外风险 等5种类型。

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采购风险的管理方法

采购风险给酒店所带来的不利影响和损失不容忽视,酒店必须以积极的态度面对采购风险,并且采取一定的方法和措施予以应对。 采购风险管理方法是指企业在采购过程中,为了避免或降低采购风险所带来的不利影响或损失而采取的一系列管理方法或措施,其目的是尽量以最低的成本获取最大的利益。

有专家将采购风险管理方法重新进行了划分,将其划分为行为导向和缓冲导向这两种类型。其中,行为导向关注的是过程,具体包括四个方面 :供应商资格认证,实行质量管理活动,共同制定目标成本以及供应商发展; 缓冲导向关注的是结果,具体包括三个方面: 安全存货,多重供应商以及要求供应商代管存货。 管理方法纷繁复杂,要根据情况的变化而改变,不能一成不变,但上面提到的行为导向与缓冲导向都是规避采购风险的基本举措,要牢记才行。

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对采购绩效的影响

采购绩效评价主要是对采购活动的效率和熟练程度这两个方面进行评价。为了保证所需原材料和服务供应的不间断,大多数企业采购活动都会试图达到以下几个目标: 令人满意的质量,可支付的成本,内部各部门关系融洽,与供应商关系良好以及合理的内部管理成本。 基于以上这五个目标,有四个主要的指标用来衡量采购的效率或熟练程度: 价格、质量、服务以及交货。

由这四个方面所引起的不确定性和风险会影响到企业采购活动目标的实现,也即会影响到采购绩效的提升,并且这四个方面与采购绩效之间也存在正向相关关系。之所以要将采购绩效考核与采购风险联系起来讲,是因为采购风险是制约采购绩效的一个重要因素,而 如果要取得比较好的采购绩效,就必须规避采购中的种种风险,让采购效益提高。

绩效管理就是促使组织和个体对战略目标以及完成战略目标达成共识,并实行有效的员工管理方法,最后实现战略目标的管理活动。或者绩效管理就是通过在员工和管理者双方相互理解的基础上,达成关于目标、标准以及所需能力的协议,使得组织及个人获得理想的工作结果的一种管理过程。